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2017年11月15日 星期三

GOOGLE極致技巧,效率直通雲霄






2017的1111這天,一群看著就不像光棍的人們,和已確認不是光棍的ESOR在光棍節齊聚一堂,只為了學習怎麼利用GOOGLE的工具來達到更高效的生活。


收件匣清空,腦袋就放鬆


一如之前的時間管理原則,「今日事,今日畢」,每天都應該要清空任務收集箱,以便讓腦袋放鬆。在GOOGLE帝國中,任務收集箱的工作是由INBOX擔任。這程式算是GMAIL的進階版,裡面的收件匣、延遲、完成,剛好能夠完美地符合手邊任務的狀態,現在要做的放收件匣、晚點做的放延後、做完的放完成。

重點還是在於讓腦袋放空,不要讓不需要的資訊或郵件來干擾自己。把已完成的事情、某個時間點才要看的資料(例如演講的時間地點資訊)、當下沒時間處理的(或是重要性不高的)事情、應該交代給別人做的事情,都移到視線之外,以便專注於當下的任務,同時也不用怕忘記未來的重要任務。

每個人的信箱應該都已經塞了上千封的信件,看過的、沒看過的、忘了到底有沒有看過的……。對於信箱中3997封信,其實真的有一種無力感,這方面ESOR提供了大絕:全部都丟進已完成,就讓千里之行始於足下吧,這時INBOX會出現太陽圖案,也算是符合當下豁然開朗的心情吧。



預約未來時間,提醒當下重點


進攻行事曆可以讓我們好好地預約未來時間,避免一堆事情卡在一起,許多人總是忙到沒時間出門休閒,就是因為沒有提早安排空檔時間,不知道何時要說NO,以至於承接了超出負荷的工作。因為「如果你不為自己承諾時間,別人就會幫你承諾」,這句話想必大家都會感同身受。

而不同的行事曆也可以各自分享給相關成員,讓大家可以一起預約未來。例如可以和家人共用一個「出遊行事曆」,讓相關成員都可以把工作任務避開已預約的時間。

INBOX以及KEEP中的任務,可以以「提醒」的形式,在任務當天出現在行事曆中;行事曆的提醒事項也會在任務當天出現在收件匣中,完美的連動可以省卻不少的時間,讓資料在雲端自動同步,而不用一直修改紙本,還會擔心版本有所落差。

「不要做」最高效,省流程更逍遙


比「努力做」更高效的工作流程,就是「不要做」。GOOGLE相簿的運用完全自動化,自動上傳、自動特效、自動產生微電影……,還可以用搜尋來找出照片。如果搭配上GOOGLE地圖的時間軸,可以產生更多細緻的分類,可以省下非常多整理的時間。

文件協同合作也可以幫我們省下許多書信往返的時間,對方一修改文件,我們這邊馬上就會知道了。因為就只有同一個文件,也不用擔心版本問題,避免最後還要核對修改日期;如果文件同時要10個人修改,以前就要核對10次,一旦用了協作系統就一勞永逸了。

其他還有許多應用,但是目前的工作不會用到,就不一一贅述了。雲端工具能帶給我們的好處,第一個是避免為瑣事加班,以當下的核心任務為主,讓自己的效率維持在最高。第二個是保有對未來時間的掌控權,先搶先贏,不會輕易給出時間。第三個是減少重複動作,簡化
流程,打破時間空間限制,在碎片化的時間中,隨時隨地推進工作。

這種把大項目拆分成小任務的工作方式還有幾個好處,一個是不會因為項目太大、目標太遠而退縮、放棄。第二個就是每次完成一個小任務,就會有一個小小的成就感,每天這一連串的成就感,正是讓人愉悅的泉源。